Quản lý đơn hàng là một khâu quan trọng trong suốt quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là một quá trình mang sản phẩm tới tay của người tiêu dùng một cách tốt nhất.
Hãy cùng tìm hiểu các thông tin liên quan đến quản lý đơn hàng ở bài viết dưới đây nhé. Chúng tôi sẽ cung cấp định nghĩa, quy trình cùng phương pháp quản lý đơn hàng chuẩn nhất cho mọi người tham khảo nhé.
Contents
Quản lý đơn hàng là gì?
Quản lý đơn hàng là một quy trình theo dõi tình trạng đơn hàng và có các công đoạn xử lý đơn hàng như: lấy hàng, đóng hàng, vận chuyển và xử lý các vấn đề phát sinh sau khi bán hàng.
Có khá nhiều hình thức quản lý đơn hàng với các hoạt động kinh doanh của các cửa hàng, công ty lựa chọn. Các hình thức quản lý đơn hàng có thể kể đến như:
- Quản lý trực tiếp: đây là hình thức các nhân viên sẽ phụ trách trực tiếp các đơn hàng của khách hàng nhất định.
- Quản lý dựa theo chức năng: có các bộ phận, chức năng khác nhau nhằm quản lý đơn hàng.
- Quản lý dựa theo sản phẩm: các sản phẩm sẽ được phân loại thành các loại khác nhau và chia ra các bộ phận để có cách quản lý cho phù hợp.
- Quản lý theo vị trí địa lý: các đơn hàng sẽ được chia theo từng khu vực để có cách thức vận chuyển, bảo quản, quản lý phù hợp.
Quản lý đơn hàng là kiểm soát quá trình hàng hóa đến tay khách hàng
Quy trình quản lý đơn hàng đúng chuẩn năm 2022
Việc quản lý đơn hàng cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay. Muốn mang tới sản phẩm chất lượng đến người tiêu dùng thì cần phải làm tốt khâu này. Quy trình quản lý đơn hàng và fulfillment là gì có mối liên hệ với nhau. Bạn có thể nghiên cứu sử dụng dịch vụ này để hỗ trợ quản lý đơn hàng.
Quy trình quản lý đơn hàng được chia làm 2 phần chính là: tiếp nhận hàng hóa và xử lý hàng hóa. Hãy cùng tìm hiểu cách thức chi tiết của các bước này dưới đây nhé.
Tiếp nhận hàng hóa
Tiếp nhận hàng hóa là bước vô cùng quan trọng trong việc quản lý hàng hóa. Nếu hàng hóa được nhập sai cách thì sẽ dẫn đến chất lượng kém cũng như là sai lệch trong quá trình kinh doanh.
Có 3 hình thức tiếp nhận hàng hóa khá phổ biến trong thị trường hiện nay:
- Hàng đặt trước: người mua sẽ đặt trước các sản phẩm chuẩn bị ra mắt thị trường. Hình thức này thường sẽ gây tò mò và hứng thú cho khách hàng và cũng có một vài ưu tiên nhất định kèm theo.
- Hàng order: khách hàng sẽ đặt hàng cho doanh nghiệp, cửa hàng. Nếu không có sẵn thì người bán sẽ nhập các sản phẩm về để bán cho khách hàng.
- Hàng đặt lại: khách hàng đã đặt hàng rồi nhưng tạm thời hết hàng, giờ đây các đơn vị đã nhập về và sẵn sàng bán cho khách hàng.
Sau khi hiểu rõ được các loại hàng hóa thì mọi người sẽ đưa ra được phương pháp giám sát, quản lý đơn hàng một cách phù hợp nhất.
Ngoài ra, mọi người cũng cần thực hiện các biện pháp đảm bảo đối với các đơn hàng có giá trị lớn, số lượng nhiều, tránh các trường hợp rủi ro xảy ra.
Xem thêm: Hệ thống quản lý đơn hàng là gì? Nguyên lý và ưu điểm
Xử lý hàng hóa
Xử lý hàng hóa là bước quan trọng nhất, quyết định đến chất lượng của hàng hóa đưa ra phục vụ các nhu cầu của khách hàng. Các doanh nghiệp, cửa hàng phải kiểm tra nghiêm ngặt, chính xác về chất lượng đơn hàng để đảm bảo chất lượng đầu ra.
Tùy thuộc vào mô hình mà các doanh nghiệp lựa chọn thì sẽ có các cách xử lý đơn hàng khác nhau, phù hợp với nhu cầu của mình.
Quy trình xử lý đơn hàng gồm các bước nhỏ lẻ như sau: lấy hàng, đóng gói và vận chuyển đến tay của khách hàng. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu, phân tích từng bước này để mọi người có thể hiểu rõ hơn nhé.
Lấy hàng
Có rất nhiều loại mặt hàng cùng với mẫu mã, phân loại khá nhau. Điều này sẽ khá khó khăn trong việc tìm và lấy đúng mặt hàng, mẫu mã cần sử dụng.
Có những phương pháp phổ biến để giải quyết vấn đề này như: lấy từng cái một (giải quyết từng đơn trước khi sang đơn tiếp theo), lấy theo nhóm (gộp các đơn thành 1 nhóm, cùng phân loại), lấy theo khu vực (có các khu vực hàng hóa riêng cho từng mặt hàng), lấy theo từng đợt (các nhân viên sẽ tổng hợp đơn và lấy trong 1 đợt cố định).
Mỗi cách lấy hàng đều sẽ có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Tùy thuộc vào quy mô, tính chất và hình thức kinh doanh của từng doanh nghiệp và sẽ lựa chọn hình thức lấy hàng phù hợp nhất.
Xem thêm: Fulfillment By Amazon là gì? Quy Trình Và Ưu Điểm
Đóng gói hàng
Đóng gói hàng là một công đoạn hết sức quan trọng, nhằm đảm bảo được chất lượng hàng hóa còn nguyên vẹn khi đưa đến tay của người tiêu dùng.
Cũng tùy thuộc vào các loại hàng hóa khác nhau mà sẽ có các phương án để đóng gói khác nhau. Quá trình đóng gói cần đảm bảo được chất lượng của vật liệu đóng gói để đảm bảo không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Mọi người nên sử dụng các mã vạch, mã vận đơn để tiện cho quá trình quản lý đơn hàng được nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Giao hàng
Quy trình xử lý đơn hàng sẽ kết thúc bằng việc giao hàng đến tay của khách hàng. Trong quá trình này, các doanh nghiệp phải hoàn thành các công đoạn như: in nhãn vận chuyển, đánh dấu đơn được vận chuyển, gửi email thông báo vận chuyển,…
Trong quá trình này cần phải thực hiện một cách liên tục, giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh để đơn hàng nhanh chóng được đưa đến tay khách hàng.
Quá trình giao hàng cần được kiểm soát để nắm được thời gian
Giải quyết các yêu cầu khách hàng sau bán
Sau khi hoàn thành quá trình giao hàng đến tay của người tiêu dùng thì vẫn sẽ có những vấn đề xảy ra. Muốn khách hàng trở thành khách hàng tiềm năng thì doanh nghiệp cần phải tạo dựng niềm tin khi giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh đến từ phía khách hàng.
Cần có một đội ngũ nhân viên hỗ trợ quá trình lắng nghe, giải đáp thắc mắc từ khách hàng một cách chuyên nghiệp. Đội ngũ này chính là cầu nối, là sự liên kết giữa khách hàng và doanh nghiệp, tạo dựng niềm tin.
Phương pháp quản lý đơn hàng tối ưu
Việc quản lý đơn hàng được tối ưu là một yêu cầu khá khó với các doanh nghiệp. Giải quyết tốt được quá trình quản lý đơn hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp mang đến các sản phẩm chất lượng.
Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu một vài phương pháp quản lý đơn hàng môt cách tối ưu nhất hiện nay nhé. Mọi người có thể tham khảo để đưa ra cách quản lý đơn hàng một cách phù hợp nhất nhé.
Quản lý hàng tồn kho
Tồn kho là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong quá trình bán hàng. Việc tồn kho sẽ cho biết được lượng bán chạy của mặt hàng nào và mặt hàng nào đang trong quá trình dư đọng.
Việc thống kê hàng tồn kho sai lệch sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng kinh doanh của cửa hàng, doanh nghiệp. Vì lượng tồn kho sẽ giúp cho mọi người có hướng đi mới nhằm bán được các sản phẩm hot, giải quyết tồn đọng các sản phẩm cũ.
Việc kiểm hàng, quản lý hàng tồn kho thường xuyên sẽ là một điều thông minh, tạo lên yếu tố quan trọng, đảm bảo quá trình chênh lệch kho không thể xảy ra. Việc này còn giúp đồng bộ với các kênh bán hàng khác, tránh tình trạng hết hàng mà vẫn chưa được cập nhật.
Xem thêm: Shopee mall là gì? mua hàng shopee mall đáng tin không
Phân loại các đơn hàng
Để đảm bảo được quá trình xử lý đơn hàng diễn ra một cách nhanh gọn và thuận tiện nhất thì cần phải phân loại các đơn hàng.
Việc phân loại sẽ giúp việc đóng gói, xử lý đơn hàng được đẩy mạnh hơn, đi đơn nhanh chóng và vận chuyển ngay tới tay của khách hàng.
Phân loại đơn hàng hợp lý để thuận lợi trong quá trình quản lý đơn hàng
Quản lý quá trình vận chuyển
Khi đã hoàn tất quá trình đóng đơn thì doanh nghiệp sẽ bắt đầu đi đơn, giao đơn cho đơn vị vận chuyển để chuyển tới tay của khách hàng.
Tại đây, người bán cần phải xác định cũng như là quản lý được thời gian giao hàng và dự tính được thời gian khách hàng có thể nhận. Người bán phải thường xuyên cập nhật đơn hàng để tránh thất lạc đơn trong quá trình giao, quá thời gian giao hàng cho khách hàng.
Giải quyết khiếu nại trả hàng nhanh chóng
Có một vài trường hợp thì khách hàng sẽ yêu cầu trả hàng cho các lý do như: hàng sai mẫu mã, hỏng hóc, lỗi,… thì các chủ doanh nghiệp cần nhanh chóng xử lý quá trình đổi trả hàng hóa một cách nhanh chóng cho khách hàng.
Việc nhanh chóng giải quyết sẽ giúp cho khách hàng tin tưởng thêm về doanh nghiệp hơn và đặt niềm tin vào các lần mua tiếp theo.
Hỗ trợ đổi trả hàng cho khách hàng nhanh chóng
Những ưu điểm khi quản lý đơn hàng thông qua phần mềm
Hiện nay đã có rất nhiều các phần mềm quản lý đơn hàng cực hiệu quả và tiện lợi cho các doanh nghiệp. Các phần mềm này đã mang đến rất nhiều sự thuận lợi cho người sử dụng.
Dưới đây là những ưu điểm nổi bật khi sử dụng các phần mềm quản lý đơn hàng của các doanh nghiệp.
Xem thêm: Cách đăng ký shopee mall đơn giản, dễ dàng
Tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp, cửa hàng
Khi sử dụng phần mềm quản lý thì người bán hàng sẽ không quá mất thời gian trong quá trình lên đơn, check sản phẩm tồn kho. Các phần mềm quản lý đều hỗ trợ các yêu cầu này cho các doanh nghiệp và giúp giảm thời gian, chi phí.
Quản lý đồng bộ cửa hàng
Phần mềm quản lý bán hàng sẽ quản lý toàn bộ sự vận hành kinh doanh của cửa hàng từ bán hàng, lên đơn và quản lý sản phẩm. Ngoài ra, các phần mềm quản lý còn đánh giá về chất lượng kinh doanh của cửa hàng, doanh nghiệp.
Phần mềm còn hỗ trợ đồng bộ các sản phẩm tại cửa hàng, tại kho với các kênh bán hàng trực tuyến. Điều này sẽ giảm được rủi ro hết hàng trong kho khi lên đơn.
Quản lý quá trình vận chuyển
Các phần mềm cho phép doanh nghiệp cập nhật thông tin liên quan đến quá trình vận chuyển một cách nhanh nhất. Điều này giúp người bán đảm bảo được hàng hóa của khách hàng đến nơi đúng hạn và chất lượng vẫn được đảm bảo.
Phần mềm quản lý sẽ cung cấp thông tin về quá trình vận chuyển cho doanh nghiệp
Kết luận
Từ các thông tin về thông tin xung quanh quá trình quản lý đơn hàng bên trên, chúng tôi mong rằng mọi người đã có được các thông tin cần thiết. Từ đây, mong các doanh nghiệp, cửa hàng có được các kế hoạch quản lý đơn hàng một cách hiệu quả.
