Các doanh nghiệp khi có một hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả sẽ nâng cao được chất lượng quản lý doanh nghiệp, giúp các hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu tối đa các sai sót. Vậy bạn đã biết cách vận hành hệ thống quản lý đơn hàng để nâng cao doanh thu hay chưa? Nếu còn đang băn khoăn hãy cùng đến với các thông tin qua bài viết sau đây nhé!
Hệ thống quản lý đơn hàng rất quan trọng và cần thiết đối với doanh nghiệp
Contents
Hệ thống quản lý đơn hàng là gì?
Hệ thống quản lý đơn hàng (Order Management System viết tắt là OMS) là một phần mềm hỗ trợ, giúp các doanh nghiệp quản lý đơn đặt hàng và hàng tồn kho của họ. Quản lý đơn đặt hàng giúp đảm bảo quản lý hàng tồn kho chính xác hơn, tự động nhập và cập nhật lượng hàng mới vào hệ thống, hỗ trợ các đơn vị bán hàng quản lý hàng hóa từ khi nhập kho tới khi xuất kho.
Không chỉ là buôn bán trực tiếp, hiện nay các doanh nghiệp còn có những gian hàng buôn bán trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki, Sendo,…hệ thống quản lý đơn hàng oms sẽ giúp người bán theo dõi doanh số bán hàng theo từng giờ, từng ngày, từng tháng,.. ở các thời điểm khác nhau. Đồng thời hệ thống sẽ cảnh báo cho các doanh nghiệp khi số lượng hàng tồn kho giảm ở mức thấp nhất để bạn có thể linh hoạt lên các đơn đặt hàng lại. Hệ thống quản lý đơn hàng và dịch vụ Fulfillment là gì sẽ hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp của bạn.
Order Management System nâng cao chất lượng kinh doanh
Hệ thống quản lý đơn hàng oms có chức năng chủ yếu sau đây:
- Theo dõi và giám sát tất cả các đơn đặt hàng, quản lý hiệu quả các thông tin khách hàng.
- Hỗ trợ quản lý kho, giám sát các vấn đề liên quan đến số lượng sản phẩm hàng hóa tránh tình trạng doanh nghiệp rơi vào trạng thái: bán quá mức; dư thừa quá nhiều hàng hóa; dự báo số lượng hàng tồn kho không chính xác,…
- Tạo nhiều điều kiện cho việc thực hiện đơn hàng bằng nhiều phương pháp như chuyển đơn đặt hàng đến đúng kho hàng, tạo nhãn vận chuyển tự động,…
Khi doanh nghiệp của bạn quản lý vấn đề đơn hàng hiệu quả sẽ giúp hoạt động kinh doanh được nâng cao, phát triển và giúp tạo dựng được thương hiệu đến cho khách hàng.
Vì sao nên sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng?
Hệ thống OMS có đầy đủ các tiện ích thuận lợi
Được đánh giá là một ứng dụng không thiếu trong mỗi doanh nghiệp chính vì có các lợi ích tuyệt vời như:
- Tự động hóa xử lý đơn hàng hiệu quả.
- Giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức để vận hành các quá trình xử lý đơn hàng, giảm chi phí lao động của doanh nghiệp,..
- Cải thiện độ chính xác của đơn đặt hàng tránh các rủi ro khi xử lý đơn hàng bằng phương pháp thủ công, giao nhầm hàng,…
- OMS đơn giản hóa các quy trình chọn hàng trong kho, giúp doanh nghiệp đóng và giao hàng nhanh hơn.
- Đáp ứng các mong đợi của khách hàng thông qua việc tích hợp, cập nhật đầy đủ thời gian vận chuyển trong quá trình thực hiện mua hàng.
- Có thể truy cập vào ứng dụng 24/24 trên các thiết bị như điện thoại, PC, máy tính xách tay,.. chỉ cần các thiết bị này có kết nối Internet.
- Có thể theo dõi, kiểm soát hoạt động kinh doanh ở bất cứ đâu, giúp xử lý các đơn hàng nhanh chóng.
- Doanh số kinh doanh của doanh nghiệp được cải thiện đáng kể.
- Thu nhập và phân tích được dữ liệu khách hàng, giúp cải thiện được các chính sách điều chỉnh hoạt động kinh doanh.
- Quản lý và xử lý hiệu quả hàng hóa, hàng tồn kho chính xác. Xác định được số lượng hàng hóa cần đặt hoặc lưu trữ trong kho.
- Hệ thống kết hợp được nhiều dữ liệu tập trung như: hàng tồn kho, kế toán, thông tin khách hàng,… để có thể có cái nhìn tổng quát các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp.
- Có các thời gian thực để xác định quản lý và cập nhật các thông tin.
Xem thêm: Shopee mall là gì? mua hàng shopee mall đáng tin không
Nguyên lý hoạt động của hệ thống quản lý đơn hàng
Nguyên lý hoạt động của OMS rất thuận tiện, an toàn
Hệ thống quản lý đơn hàng OMS có nguyên lý hoạt động rất logic, chặt chẽ, nó hỗ trợ doanh nghiệp tất cả các công đoạn của quy trình quản lý đơn đặt hàng bao gồm: hỗ trợ kênh bán hàng, hỗ trợ việc bán hàng, lưu trữ các cơ sở dữ liệu khách hàng; quản lý hàng tồn kho và hỗ trợ thao tác kế toán.
Hoạt động của hệ thống quản lý đơn hàng bắt đầu từ việc báo cáo tính khả dụng hay không khả dụng đối với các nhu cầu của khách hàng để có thể cung cấp thuận tiện hàng hóa trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Các thông tin này được OMS giám sát và tổng hợp từ cả kho và các gian hàng của doanh nghiệp cũng như từ các nhà cung cấp hàng hóa bên thứ ba như các công ty hậu cần và các địa điểm nhận hàng.
Sau đó nó sẽ cung cấp khả năng quản lý quy trình bán hàng thông qua khả năng nắm bắt các thông tin về hàng hóa, xác nhận và thực hiện các quy trình xử lý đơn hàng. Bên cạnh đó hệ thống quản lý đơn hàng còn hỗ trợ các doanh nghiệp trao đổi thông tin hàng hóa đến khách hàng.
Sau khi đặt hàng thành công, OMS hỗ trợ khách hàng thanh toán dễ dàng và chia sẻ các dữ liệu đó với các hệ thống quản lý tài chính. Trong trường hợp hàng hóa bị trả lại do các sự cố hay các vấn đè khác có liên quan thì hệ thống quản lý đơn đặt hàng của OMS sẽ xử lý các mặt hàng bị trả lại và tương tác với những khách hàng đã gửi chúng trở lại.
Ngoài ra OMS cũng áp dụng tất cả các quy tắc để xử lý trả hàng từ tất cả các kênh, đáp ứng mọi nhu cầu trao đổi của khách hàng bằng cách ghi chú và thông báo vào tài khoản khách hàng và quản lý các quá trình định vị để giúp cho việc hoàn lại tiền, thay thế và đặt hàng lại của khách hàng sẽ dễ dàng hơn.
Xem thêm: Fulfillment By Amazon là gì? Quy Trình Và Ưu Điểm
Các loại hệ thống quản lý đơn hàng OMS
Mỗi một doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu đặt ra đối với hệ thống quản lý đơn hàng OMS là khác nhau, tùy thuộc vào thị trường tiêu thụ sản phẩm. Tuy nhiên có một yếu tố không thể bàn cãi đó chính là doanh nghiệp, công ty, gian hàng của bạn càng mở rộng thì yêu cầu hệ thống quản lý đơn hàng OMS càng được nâng cao và phát triển toàn diện hơn. Sau đây là năm loại hệ thống quản lý phổ biến nhất mà bạn có thể tham khảo:
- Dùng cách thủ công để quản lý đơn hàng
- Quản lý trên các nền tảng thương mại điện tử
- Hệ thống quản lý phần mềm đơn hàng độc lập
- Phần mềm cung cấp các nền tảng bán lẻ doanh nghiệp, các gian hàng nhỏ(ERP).
- Sử dụng kỹ thuật số để có nền tảng hoạt động kinh doanh bán lẻ.
Dùng cách thủ công để quản lý đơn hàng
Quản lý đơn hàng bằng cách thủ công không được áp dụng nhiều đối với các doanh nghiệp có quy mô tầm trung hoặc hơn. Các doanh nghiệp với quy mô nhỏ nhất sử dụng để tiện theo dõi các đơn hàng có trong bảng tính chi tiết Excel hoặc sổ cái của một công cụ tương tự. Giúp bạn có thể lưu trữ các thông tin về các đơn hàng cùng sản phẩm của mình ở bất cứ đâu và có thể theo dõi, cập nhật các đơn hàng dễ dàng.
Bên cạnh đó nó còn rất nhiều những hạn chế như rất khó mở rộng các quy mô, tốn nhiều thời gian cho việc quản lý hoặc cập nhật nâng cấp hệ thống. Ngoài ra có rất dễ bị nhầm lẫn khi bạn điền không đúng một đơn hàng, cả hệ thống sẽ bị thay đổi toàn bộ.
Xem thêm: Cách đăng ký shopee mall đơn giản, dễ dàng
Quản lý trên các nền tảng thương mại điện tử
Hệ thống quản lý trên các nền tảng thương mại điện từ sẽ giúp người bán nhận các đơn hàng từ người tiêu dùng đến trực tiếp các trang web để bạn có thể theo dõi một cách chi tiết trạng thái các đơn và có thể điều chỉnh lại nó.
Khi sử dụng hệ thống này bạn sẽ chú ý đến các điều kiện sau:
- Các đơn hàng được đặt trên 1 trang web chính thức và không qua bên thứ ba.
- Các trang web, doanh nghiệp phải được kết nối chặt chẽ với nhau.
- Hệ thống có thể kết nối, truy cập vào dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn.
Hệ thống quản lý phần mềm đơn hàng độc lập
Đây là hệ thống làm việc hiệu quả hơn so với quản lý thủ công hay trên các sàn thương mại. Phần mềm này được hoạt động song song và kết hợp thêm các công nghệ hiện đại.
Các tính năng cơ bản để có thể quản lý đơn hàng đều có trong phần mềm độc lập để có thể khiến cho doanh nghiệp tiện theo dõi các dữ liệu, giao dịch của đơn hàng ngoài ra có thể truy cập về các thông tin của đơn hàng. Hệ thống này còn rất hữu ích cho bộ phận Kiểm kê và quản lý kho để quản lý, rà soát đơn hàng dễ dàng hơn.
Bên cạnh đó nó còn hạn chế như thiếu tích hợp về các giải pháp cho đơn hàng. Việc điều chỉnh đơn hàng đối với các bộ phận như kế toán, vận chuyển,…vẫn còn những khó khăn.
Xem thêm: Quản lý đơn hàng Tiki đơn giản, nhanh chóng
Hướng dẫn lựa chọn hệ thống quản lý đơn hàng phù hợp với doanh nghiệp bạn
lựa chọn hệ thống quản lý đơn hàng phù hợp với doanh nghiệp
Sau đây là một số đặc điểm để bạn có thể chọn được hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả:
- Phần mềm khi được chọn sử dụng cho các doanh nghiệp phải dễ dàng sử dụng, hoạt động năng xuất, nhanh chóng.
- Có dung lợn lớn, dễ dàng chia sẻ, giao diện thông minh, cho phép nhiều lượng truy cập để giải quyết các vấn đề trong quá trình xử lý đơn hàng.
- Hệ thống quản lý đơn đặt hàng nên có nhiều chức năng đặc biệt là các dịch vụ chăm sóc khách hàng như công cụ chat trực tiếp hay có các email marketing,..
- Cập nhận thông tin đơn hàng bằng đa dạng các phương pháp như: mã vạch, in hóa đơn,…giúp hoàn thành các đơn nhanh chóng và chính xác
- Hệ thống quản lý đơn hàng nên được tích hợp với nhiều các gian hàng cho phép bạn dễ dàng kết nối ở các thời gian thực, quản lý ở nhiều chi nhánh để các đơn đặt hàng của khách hàng được xử lý nhanh chóng, an toàn và tiện lợi.
Lời kết
Trên là các thông tin về vấn đề hệ thống quản lý đơn hàng OMS. Những lợi ích tuyệt vời từ hệ thống này giúp các doanh nghiệp quản lý tốt được hàng hóa tồn kho, xử lý và vận chuyển các đơn đặt hàng nhanh chóng, chính xác giúp nâng cao được chất lượng dịch vụ và mang đến tính cạnh tranh cao trên thị trường. Hy vọng qua bài viết trên sẽ giúp bạn có thêm được các kiến thức để chọn ra được hệ thống quản lý đơn hàng tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.
