Mỗi doanh nghiệp buôn bán đều đang kinh doanh nhiều sản phẩm khác nhau. Vì vậy mà số lượng và chủng loại hàng hóa cũng rất nhiều. Việc quản lý thủ công bằng việc kiểm đếm và ghi chép đã không còn khả quan. Ngày nay, để thực hiện công tác quản lý sản phẩm trong kho người ta thường sử dụng file excel quản lý sản phẩm. Vậy tại sao lại có sự thay đổi này, cùng Fulfillment Vietnam tìm hiểu lý do cũng như những ưu điểm vượt trội khi sử dụng file excel để quản lý nhé.
Tầm quan trọng của excel trong hoạt động của doanh nghiệp
Contents
File Excel quản lý sản phẩm là gì?
File Excel quản lý sản phẩm là một file lưu trữ thông tin, trong đó lưu trữ và ghi chép đầy đủ mọi dữ liệu liên quan đến sản phẩm trong kho. Việc tập trung thông tin để quản lý dưới dạng file excel giúp tối ưu hiệu suất quản lý hiệu quả. Dựa vào file excel quản lý đó, các nhà quản trị có thể dễ dàng nắm bắt và quản lý hàng hóa trong kho mà không cần trực tiếp đến kho. File Excel có thể quản lý một số nội dung sau:
- Số lượng hàng hóa tồn trong được cập nhập liên tục
- Số lượng hàng hóa đã xuất kho
- Số lượng hàng hóa nhập kho phân theo từng đợt
- Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng với file excel để nâng hiệu quả trong quản lý hàng hóa.
Ưu điểm khi sử dụng file excel
So với các phương pháp quản lý khác, việc sử dụng file excel quản lý sản phẩm trực tiếp mang lại nhiều ưu điểm như:
- Thực hiện quản lý trực tiếp trên phần mềm excel, phần mềm đa tính năng và hoàn toàn không mất phí. Vì vậy, bạn sẽ không phải bỏ ra bất kỳ chi phí nào cho việc quản lý này.
- Dễ dàng thực hiện công tác quản lý chỉ với một chiếc máy tính. Hoặc bạn có thể chủ động kết nối tài khoản với điện thoại và thực hiện quản lý bằng điện thoại. Hết sức đơn giản và tiện lợi.
- Khả năng lưu trữ thông tin “khủng” bởi phần mềm phát triển trên công nghệ hệ thống đám mây. Trong cùng một file excel có thể thực hiện quản lý nhiều nội dung thông qua các sheet khác nhau.
- Quá trình quản lý có thể thực hiện bổ sung/xóa bỏ thông tin trực tiếp mà không ảnh hưởng để các dữ liệu khác
- Khi sử dụng quản lý bằng file excel trên điện thoại, bạn có thể quản lý kể cả khi không có kết nối internet.
- Bạn có thể phân quyền quản lý thông qua tính năng cho phép truy cập bằng đường link. Dễ dàng quản lý cả đội nhóm nhân viên và sản phẩm
Xem thêm: TOP 8+ phần mềm quản lý bán hàng giá rẻ, phù hợp cho người Việt
Lưu trữ được cùng lúc khối lượng thông tin lớn và lâu dài
Hạn chế khi quản lý sản phẩm bằng excel
Bất kỳ một phương pháp nào cũng có hai mặt là ưu điểm và hạn chế. Việc sử dụng file excel để quản lý sản phẩm cũng vậy, dưới đây là những hạn chế trong quá trình sử dụng:
- Một số bảng quản lý có sử dụng các hàm tính toán hoặc phân loại, vì thế nếu xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu thì có thể ảnh hưởng đến toàn bộ bảng quản lý thông tin.
- Bước đầu quản lý cần thực hiện cập nhập dữ liệu, thông tin hàng hóa. Số lượng lớn khiến quá trình thực hiện mất nhiều thời gian và công sức.
- Trong một sheet quản lý khi chứa quá nhiều trường thông tin có thể gây ra nhầm lẫn hoặc sai sót trong việc tìm kiếm, quản lý.
- File excel thực hiện quản lý sản phẩm tốt, tuy nhiên dựa vào file excel ấy để đánh giá hiệu suất của quá trình kinh doanh là không khả thi.
Xem thêm: TOP 8 app quản lý bán hàng trên điện thoại đơn giản, tốt nhất
Hướng dẫn tạo file excel quản lý sản phẩm dễ dàng
Những ai thường xuyên tiếp cận và làm việc với phần mềm excel thì có thể dễ dàng thực hiện thao tác này. Tuy nhiên, nếu bạn là một người mới muốn sử dụng file excel quản lý sản phẩm mà chưa biết làm thế nào thì có thể tham khảo cách tạo file và sử dụng các hàm tính toán dưới đây:
Cách tạo file excel quản lý sản phẩm cơ bản dễ thực hiện
Tạo file dữ liệu
Thực hiện tạo file excel quản lý sản phẩm bằng những bước cơ bản sau:
Bước 1: Truy cập vào phần mềm và click chọn “file” trên thanh công cụ. Chọn tiếp “new”, màn hình sẽ xuất hiện ra nhiều mẫu file với thiết kế khác nhau. Lựa chọn file mẫu mà bạn ưng ý nhất.
Bước 2: Trong file excel quản lý sản phẩm ấy, bạn tiến hành tạo 5 sheet mới bằng cách bấm vào dấu cộng “+” phía dưới màn hình 5 lần. Tiến hành đổi tên các sheet đó tương ứng với từng mục nội dung bạn quản lý. Cơ bản sẽ bao gồm các sheet:
- Sheet nhập
- Sheet xuất
- Sheet danh mục
- Sheet báo cáo
- Sheet quản lý chung
Với 5 sheet cơ bản trên, bạn đã có thể tiến hành quản lý hàng hóa thông qua file excel quản lý sản phẩm.
Xem thêm: Review Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, tốt nhất
Bước 3: Thực hiện nhập dữ liệu, thông tin chi tiết của từng sản phẩm. Nội dung cơ bản của từng sheet quản lý như sau:
- Sheet nhập: bao gồm các thông tin cơ bản như: số thứ tự, thời gian nhập hàng, mã hàng, tên hàng, phân loại hàng, giá nhập, giá bán, số lượng hàng nhập kho, chú thích, … Nếu tiến hàng nhập từ nhiều nguồn thì bạn nên ngăn cách các trường thông tin để tránh nhầm lẫn.
- Sheet xuất: bao gồm các thông tin cơ bản như: số thứ tự, thời gian xuất, mã hàng, tên hàng, phân loại hàng, giá vốn, giá bán, số lượng hàng xuất kho, thông tin khách hàng, chú thích.
- Sheet danh mục: hãy chú ý và cẩn trọng khi thực hiện thiết lập sheet danh mục vì đây được xem là sheet quan trọng nhất trong file excel quản lý. Mọi thông tin quan trọng đề được cập nhập và lưu trữ trong sheet này. Mỗi hoạt động nhập hàng, xuất hàng trong quá trình hoạt động đều sẽ được cập nhập nhanh chóng thông qua link liên kết.
- Sheet báo cáo: sheet này sẽ quản lý những thông tin liên quan đến báo cáo bán hàng, báo cáo quản lý hàng tồn, báo cáo hoạt động kinh doanh, báo cáo thu chi, …. và một số loại báo cáo khác tùy vào yêu cầu của doanh nghiệp.
- Sheet quản lý chung: sheet này được tạo ra để bạn khái quát và nắm bắt tình hình chung của quá trình quản lý hàng hóa bằng file excel. Bạn cũng có thể quản lý nhân viên bằng cách phân quyền quản lý và thu về kết quản quản lý thông qua sheet quản lý chung.
Nhập các thông tin cơ bản vào sheet thông tin của file excel quản lý sản phẩm
Sử dụng các hàm tính toán
Một trong những thuận tiện khi sử dụng file excel quản lý sản phẩm chính là có sự hỗ trợ của các hàng tính toán. Thông qua các hàm ấy, các thao tác quản lý trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn. Nếu bạn muốn tìm kiếm thông tin quản lý một một loại hàng hóa, bạn có thể dễ dàng tìm thấy những thông tin ấy thông qua hàm tìm kiếm (hàm if).
Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, dễ sử dụng
Ngoài ra, trong quá trình sử dụng excel bạn cũng nên chú tâm đến 3 hàm sau:
- Hàng Sumifs: giúp bạn nhanh chóng tính tổng, thường được sử dụng để tính tổng doanh thu, tổng lợi nhuận, tổng chi, tổng thu,…
- Hàm Iferror: giúp bạn phát hiện và xử lý những lỗi xuất hiện trong các hàm sử dụng trong file excel.
- Hàm Vlookup: giúp bạn tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng thông qua cột
Sử dụng hàm Vlookup để tìm kiếm dữ liệu theo cột bảng
Ngoài những hàm cơ bản trên, bạn có thể tìm hiểu và sử dụng thêm những hàm khác tùy vào mục đích sử dụng. Đây là một nguồn tài nguyên miễn phí vì vậy hãy tận dụng để hỗ trợ công tác quản lý hàng hóa đạt hiệu quả hơn nhé.
Trên đây là những thông tin cơ bản về việc sử dụng file excel quản lý sản phẩm. Việc quản lý bằng file excel không những tối ưu về mặt thời gian mà còn nâng cao về mặt hiệu suất. Hy vọng những chia sẻ trên của Order Fulfillment Vietnam sẽ giúp ích được cho bạn trong công tác quản lý. Đừng quên ủng hộ Order Fulfillment Vietnam bằng cách theo dõi những bài viết bổ ích sau nhé.
