Để quản lý tốt số lượng hàng hóa của cửa hàng cũng như quản lý hiệu quả doanh số bán hàng rất nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng bằng excel. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách sử dụng nó. Chính vì vậy bài viết sau đây sẽ cung cấp cho bạn những mẫu file excel quản lý đơn hàng đơn giản, thuận tiện và ứng dụng dễ dàng trong thực tế.
File Excel – Quản lý tối ưu các đơn hàng
Contents
Mẫu file excel quản lý đơn hàng – vì sao nên sử dụng chúng?
Tại sao các doanh nghiệp nên quản lý đơn hàng bằng excel
Khi chưa có file excel quản lý đơn hàng xuất hiện trên thị trường thì phần lớn những người kinh doanh sẽ lưu trữ các thông tin về quy trình bán hàng, số lượng hàng hóa hay doanh thu tổng hàng tháng,…bằng phương pháp ghi sổ sách là chính. Đối với cách làm này sẽ khiến người bán mất rất nhiều thời gian, dễ mất các thông tin quan trọng nếu như làm mất sổ ghi chép, bị đánh cắp,…gây ra rất nhiều sự cố nghiêm trọng.
Vậy nên excel ra đời nhằm giải quyết vấn đề khó khăn đó. Bạn nên sử dụng quản lý đơn hàng bằng excel cho doanh nghiệp của mình để quản lý các đơn hàng một cách cẩn thận hơn, lưu trữ các thông tin thuận tiện, lâu dài, an toàn hơn để có thể chú trọng và đáp ứng hiệu quả các nhu cầu của khách hàng. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng để tối ưu hơn thời gian và hiệu quả công việc.
Ưu Nhược Điểm Của Các Mẫu File Excel Quản Lý Đơn Hàng
Ưu điểm và nhược điểm của các mẫu file quản lý Excel
Về ưu điểm khi sử dụng file excel quản lý đơn hàng
- Các dữ liệu hàng hóa dễ dàng được thống kê: mẫu file excel quản lý đơn hàng được tạo dựng và thiết kế theo dạng bảng tính và được phân theo thứ tự các hàng và cột, bạn có thể thêm hoặc bớt hay ẩn hoặc hiện các hàng cột theo ý thích theo nhu cầu sử dụng để dễ dàng thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý và lưu trữ các thông tin.
- Thuận tiện cho việc tìm kiếm các thông tin: bằng các tổ hợp phím có sẵn khi sử dụng Excel bạn có thể dễ dàng tìm thấy các file chứa các dữ liệu thông tin đã nhập từ trước đó mà không mất quá nhiều thời gian và công sức như cách ghi chép truyền thống.
- Có các hàm tính thuận lợi, đầy đủ, độ chính xác cao trong File excel quản lý đơn hàng. Giúp bạn có thể tiết kiệm tối đa thời gian đối với doanh nghiệp. Nhờ có hàm tính được cài sẵn người bán hàng sẽ dễ dàng tính ra con số cụ thể về doanh thu bán hàng và các công việc quản lý hàng hóa khác như thống kê, kiểm toán,…trong các bản báo cáo hàng tuần, tháng, năm.
- Phần mềm excel hoàn toàn miễn phí, dễ dàng tiếp cận và sử dụng: các doanh nghiệp sẽ không phải trả một khoản chi phí nào khi sử dụng phần mềm quản lí này. Một ưu điểm tuyệt vời khi đây là công cụ được cài đặt sẵn trong bất cứ PC nào.
- Phù hợp với các mô hình, quy hoạch nhỏ lẻ, ít các thông tin, của công ty, doanh nghiệp.
Xem thêm: TOP 7 App quản lý bán hàng trên Iphone dễ dùng nhất
Về nhược điểm khi quản lý hóa đơn bán hàng bằng excel
- Công cụ excel chỉ quản lý những thông tin đơn giản, số lượng các đơn hàng nhỏ, không phức tạp.
- Khi số lượng hàng hóa, sản phẩm lớn tốc độ của các bản tính thường bị giảm đi rất nhiều khiến cho việc nhập dữ liệu bị chậm hay khó cho việc tìm kiếm các dữ liệu, cập nhật.
- Các hàm tính được cài sẵn cần phải thiết lập đúng, chuẩn, chính xác nếu không sẽ làm sai toàn bộ các kết quả dữ liệu. Điều này đòi hỏi bạn cần phải có một kiến thức cơ bản excel nhất định.
- Vì là công cụ miễn phí nên có tính bảo mật kém, dễ có nguy cơ bị thay đổi dữ liệu, chưa có các tính năng tiện ích hỗ trợ.
- Trong trường hợp không lưu dữ liệu hay bị mất người dùng rất khó tìm lại hoặc không thể khôi phục lại.
- Khi sử dụng bản tính chỉ có một người được truy cập và sử dụng tròn một thời hạn nhất định.
- Chưa linh hoạt mở file trong một số trường hợp chẳng hạn khi thiết bị không kết nối mạng hoặc excel chưa định dạng trên một số thiết bị,…
Xem thêm: Top 10 phần mềm bán hàng Online miễn phí, dễ dùng
Hướng dẫn tạo file excel quản lý đơn hàng
Cách quản lý đơn hàng bằng excel khá thuận lợi đối với người kinh doanh bởi việc tạo các file excel quản lý đơn hàng rất dễ dàng và không gặp bất cứ trở ngại nào và phù hợp với mọi quản lý từ đơn giản đến phức tạp. Các doanh nghiệp thường quan tâm đến số lượng hàng hóa nhập/xuất kho, doanh số bán hàng hằng ngày, phân loại sản phẩm,…Vậy nên tạo file excel để quản lý bạn phải có đầy đủ các cột thống kê đảm bảo các nội dung chính như sau:
- Ngày, tháng, năm hoạt động kinh doanh.
- Tên của người bán hàng.
- Thông tin người tiêu dùng.
- Thông tin hàng hóa.
- Số lượng sản phẩm, hàng hóa.
- Giá tiền của từng loại hàng hóa.
- Tổng thanh toán các hóa đơn bán hàng.
- Danh mục đổi trả hàng hóa nếu gặp các sự cố bất trắc như lỗi vận chuyển, sai hàng hóa,…
Ngoài các hàm tính có sẵn bạn có thể áp dụng các các tính nhanh chẳng hạn như ở ô tổng thanh toán (hay thành tiền) bạn có thể áp dụng công thức: Thành tiền = Đơn giá * Số lượng tại ô thứ nhất sau đó ctrl C để có thể copy công thức và ấn vào hàng bên dưới để chạy tự động.
Một cách khác là bạn có thể thêm các cột “Ghi chú” để tạo hoặc lưu ý các chính sách khuyến mãi hoặc giảm giá đối với các sản phẩm nhất định để tạo sự tương tác với khách hàng.
Hoặc bạn cũng có thể bổ sung thêm cột tổng doanh thu hằng tháng bằng cách tạo công thức cộng dồn doanh thu đạt được qua từng tháng để dễ dàng quản lý thị trường, mức độ phát triển của doanh nghiệp theo từng khoảng thời gian.
Trên chỉ là các cách thức cùng những nội dung cơ bản cần thiết khi tạo file excel quản lý đơn hàng. Bạn có thể điều chỉnh thêm/bớt các ô, đề mục một cách linh hoạt để có thể tự tạo ra cho doanh nghiệp mình các file excel để đáp ứng đúng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp mình.
Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý bán hàng đa kênh miễn phí, hiệu quả
Mẫu excel quản lý đơn hàng gồm những phần nào
Mẫu file excel quản lý đơn hàng đơn giản
Mẫu file excel quản lý đơn hàng gồm 3 phần cơ bản sau đây:
- Đầy đủ các danh mục bao gồm nhân viên, hàng hóa (sản phẩm) và tình trạng đơn hàng. Các dữ liệu ở các danh mục sẽ được liên kết tự động với bảng báo cáo cùng các dữ liệu được nhập sau khi phát sinh đơn hàng.
- Nhập các đơn hàng mà doanh nghiệp, gian hàng,…đã phát sinh. Sau khi hoàn thành các danh mục trong file excel quản lý đơn hàng bạn phải nhập dữ liệu về các đơn hàng vào sheet “DON HANG” để điền các thông tin quan trọng. Các thông tin càng điền chi tiết thì bạn sẽ rất thuận tiện trong việc theo dõi, quản lý.
- Báo cáo các đơn hàng trong từng thời điểm. Phần này các bạn sẽ dựa trên file excel “DON HANG” để cập nhật các bản báo cáo tổng hợp cho 30 ngày gần nhất, tình trạng số lượng hàng cho hoặc báo cáo doanh số theo nhân viên,…
Xem thêm: Top 10 phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí, hiệu quả
Mẫu file excel quản lý đơn hàng hot nhất năm 2022
Các mẫu file quản lý đơn hàng phổ biến hiện nay
Mẫu file excel quản lý trạng thái của đơn hàng
Để biết khách hàng đã nhận được sản phẩm thành công hoặc đã thanh toán đầy đủ đơn hàng hay chưa thì bạn cần phải có các thông tin chi tiết về tình trạng hàng hóa để có file quản lý đầy đủ. Nó bao gồm các nội dung sau:
- Tên các sản phẩm, hàng hóa.
- Mã của sản phẩm, hàng hóa.
- Đơn vị tính (số lượng, kg, cm, mm,…)
- Trạng thái của đơn hàng.
- Thông tin về nhân viên bên vận chuyển giao hàng (nếu có)
- Tên khách hàng hoặc số điện thoại.
Sau khi bạn điền đầy đủ trạng thái đơn hàng sẽ giúp doanh nghiệp của bạn thống kê, kiểm soát, cập nhật được số lượng hàng xuất kho, quá trình vận chuyển hàng hóa đã được giao thành công hay chưa.
Trường hợp hàng chưa giao đến tay khách hàng thì bạn sẽ biết được hàng hóa đang trong khu vực trung chuyển nào nhằm giải đáp các câu hỏi của khách hàng để dịch vụ chăm sóc khách hàng được nâng cao và cải thiện và doanh nghiệp của bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để giải quyết vấn đề này.
>> Tải file tại đây: file excel quản lý trạng thái của đơn hàng
Mẫu file excel quản lý đơn hàng phát sinh
Để doanh nghiệp bán hàng hiệu quả chắc chắn không thể thiếu File quản lý chặt chẽ các đơn hàng được phát sinh. Khi có nhiều đơn hàng được phát sinh trong ngày bạn nên cập nhật chi tiết các dữ liệu càng sớm càng tốt vào File Excel để tránh tình trạng thiếu hụt đơn hàng khiến doanh nghiệp bị thiệt hại về doanh thu và kiểm soát được số hàng hóa có trong kho để đáp ứng đủ nhu cầu khách hàng. File excel quản lý bán hàng đơn giản cần phải có đủ các nội dung chính như sau:
- Phát sinh đơn hàng vào thời gian, địa điểm nào.
- Tình trạng của đơn hàng.
- Đầy đủ tên, số điện thoại,…các thông tin cần thiết của khách hàng.
- Số lượng sản phẩm đã đặt hàng.
- Giá tiền hàng hóa
- Thông tin các bên vận chuyển sản phẩm.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có các nhu cầu quản lý và cách bổ sung thông tin khác nhau. Tùy vào các tình huống cụ thể bạn có thể thay đổi linh hoạt để có thể tiện theo dõi và quản lý hàng hóa thuận lợi nhất.
>> Tải file tại đây: file excel quản lý đơn hàng phát sinh
Mẫu file excel báo cáo đơn hàng
File Excel về các bản báo cáo tình hình kinh doanh là file quan trọng nhất đối với mỗi doanh nghiệp. Nó sẽ giúp cho bạn có một cái nhìn khách quan, tổng quát nhất về doanh số bán các sản phẩm và lợi nhuận thu được theo từng ngày, tháng, năm.
Muốn vậy File báo cáo đơn hàng cần phải có đầy đủ các thông tin bao gồm:
- Thời gian, địa điểm, khu vực,…
- Tổng lợi nhuận bán hàng.
- Tổng đơn hàng đã xuất kho.
- Các nhân viên phụ trách việc xuất/nhập,..hàng hóa.
>> Tải file tại đây: file excel báo cáo đơn hàng
Lời kết
Qua các thông tin hữu ích về mẫu file excel quản lý đơn hàng từ ưu điểm, khuyết điểm đến cách tạo file excel cho các doanh nghiệp quản lý thuận lợi
chắc chắn cũng đã giúp các bạn phần nào trong quá trình quản lý hàng hóa. Hy vọng qua bài viết này các bạn sẽ có cho mình cách quản lý đơn hàng bằng excel để có thể phát triển doanh nghiệp một cách tốt nhất đem đến trải nghiêmh tuyệt vời chi khách hàng.
